عندما يأتى عليك وقت ما تجد فيه عدم تنظيم الأعمال الإدارية و المحاسبية داخل شركتك فانت بحاجة الى نظرة قوية على أنظمة ERP التي ستغير لك مفهوم الإدارة و تنظيم الاعمال داخل مؤسستك

ما هي أنظمة ERP؟

تلك الأنظمة تشير الى تخطيط موارد المؤسسات و هى عملية تنظيمية أو برنامج تنظيمى كامل لإدارة الأقسام للشركة و دمجها بطريقة متطورة لمباشرة جميع أعمال و أنشطة الشركة بشكل فعال من محاسبة و تقارير و تصنيع و مبيعات و غيرها من الإدارات .

كيف تتوجه بشركتك الى إدارة أفضل ؟

أولا : معرفة نقاط ضعف نظامك الحالى

  • مرونة التطور

هل بإمكان نظامك الحالى التأقلم مع التطوير الذى تشهده شركتك من عمليات جديدة و زيادة فى الفروع و الإدارات و زيادة العملاء ؟ مرونة استخدام حلول ERP بتوسيع شركتك أثناء عملها مع الحفاظ على العمليات الحالية داخل المؤسسة

  • التكلفة

استخدام الشركات للأنظمة التقليدية فرضت عليها تحديث وتطوير الأجهزة بشكل مستمر مع تطوير موظفي تكنولوجيا المعلومات سواء بالتدريب أو تعيين أشخاص أكثر خبرة و ذلك يتعين على تلك الشركات استخدام ميزانية مخصصة بتكاليف أعلى باستمرار . هل بأمكان الشركات صغيرة الحجم أو المتوسطة تحمل تلك التكاليف التى ربما تؤدى الى خسارة مالية. على تلك الشركات إجراء تغيير كامل لتلك الانظمة التقليدية و استخدام حل متكامل مثل أنظمة ERP بإمكانه ضم جميع التطبيقات و تنفيذ جميع العمليات الحالية للمؤسسة و رسم مخطط كامل للشكل المستقبلي للشركة.

  • ترابط الأقسام

كثير من الشركات تفضل استخدام أنظمة تقليدية منفصلة عن بعضها فى إدارة الشركة مما يسبب تشتت فى هياكل الإدارات و تجعل عمليات كل قسم منعزلة عن الاخرى . و لكن برامج ERP المحاسبية توفر دمج شامل لجميع أعمال المؤسسة بشكل واضح و منظم يجعل العملية الإدارية أسهل بدون تعقيد .

ثانيا : ما توفره أنظمة ERP ؟

من ضمن العمليات التى يجب توافرها فى أنظمة ERP:

  • إدارة الحسابات المالية

يجب ألا تقتصر مساعدة نظامك لك على العمليات الاساسية فقط , بل يجب أن يقدم أيضًا بيانات وتحليلات دقيقة لمساعدتك على متابعة و مراقبة مسار العمل بما في ذلك إدارة الحسابات النقدية , الدفتر العام , تعاملات البنوك

  • التصنيع و مراحل الإنتاج

يجب أن يتمتع النظام بخواص التى تساعد فى تحسين خط الإنتاج ، بالإضافة إلى إدارة المشروعات والتكاليف. يجب أن توفر تقنية تصنيع ERP أيضًا إمكانية إدارة الموارد و تلبية احتياجات العملاء و تنفيذ المشاريع فى الوقت المحدد لها .

  • سلسلة التوريد

يجب أن يقوم النظام بتحسين إدارة المخزون والمستودع كما تسمح للشركات باكتساب رؤى أقوى إلى منتجاتها و مدى كفائتها .

ثالثا : مميزات أنظمة ERP الحديثة

توفر برامج ERP الحديثة الذكاء المدمج في أنظمتها للمساعدة في عرض تصور للمستخدمين بأفضل نتائج. كما أنها لديها قابلية بالتوسع مع متطلبات شركتك كلما توسعتَ في سوق العمل ، والمساعدة في الحفاظ على أمان بيانات العملاء والشركة. تلبى منصات ERP الحديثة احتياجات شركتك من خلال عرض عملية تخصيص أقل تكلفة، لكن يمكنها أيضًا توسعة عملياتك اليومية كلما تطورت وهو ما يعرف بمرونة النظام . يمكن أن تساعدك بعض أدوات تخطيط الموارد الأخرى على:

  • متابعة احتياجات كل مشروع .
  • تحسين إدارة المبيعات وسلسلة التوريد و إدارة المخازن.
  • اتخاذ قرارات أفضل من خلال التقارير البيانية .
  • زيادة فى الإنتاج .
  • تحكم كامل للحسابات المالية.
  • تطوير خدمة العملاء .
  • تنظيم الموارد البشرية .

يقوم نظام ERP بدفق كل هذه الوظائف الأساسية لإدارة الحسابات ويساعدك على المحافظة على العملية التجارية التي تساعدك على التوسع و التنافس في أسواق العمل .

رابعا : إنشاء خطة تشغيل

كلما كان تخطيطك أفضل، زادت مرونة عملية التحسين أو استبدال نظامك القديم ، فالأمر ليس بالصعوبة التي تراها عند تحويل نظامك القديم الى نظام حديث و متطور .

عليك اتباع تلك الخطوات :

  • تحديد متطلبات شركتك

قم بتحديد وظائف ERP التي تستخدمها حاليا و تسجيل نقاط الضعف و ما المميزات التى تريدها و الغير متوفرة فى نظامك القديم. يمكنك أيضًا تقصي بعض الميزات الخاصة مثل إضافةpre-built applications أو إنشاء تطبيقات مخصصة و ذلك لتطوير أعمالك و زيادة سرعة الإنتاج..

  • تخصيص ميزانيتك

الخطوة التالية هي تحديد موازنتك بعد سرد قائمة الاحتياجات المطلوبة إن كانت الميزانية المحددة تسمح باستخدام تكنولوجيا متطورة . تؤدي معرفة ذلك إلى مساعدتك على التركيز على الأنظمة والميزات التي يفترض أنك تبحث عنها. ابدأ بالتكلفة التى تناسبك ميزانيتك لدعم أحد الأنظمة ثم يأتي دور دراسة تكلفة استخدام تطبيقات مخصصة لتطوير العمل أكثر

  • استشارات الأعمال

إذا أردت الانتقال من العمل على النظام القديم إلى أنظمة ERP cloud وليس لديك خبرة فيها ، اعثر على شريك تكنولوجي لمساعدتك على تنظيم الأفكار التي تناسب عملك وتحديد الحلول المناسبة لمجالك . كثير من الشركات التى تقدم أنظمة ERP توفر خدمات استشارات الأعمال لتساعدك أصحاب الشركات فى وضع مخطط استراتيجي لبناء نظام قوي و متكامل للمؤسسة .