فى هذا الدليل يتم توضيح عملية تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP ليكون تنفيذا ناجح و مفيد لشركتك. الإعداد و التخطيط دائما قبل التنفيذ للمشروع أمر هام لأى مؤسسة.

الخطوة الأولى: تخطيط مسار العمل

قم بعمل اجتماع لموظفي الشركة لبناء خطة تطوير مشروع ERP الخاص بك وتنفيذها فتتمكن من جمع أكبر قدر من المعلومات و الاقتراحات في كيفية تأثير تغييرات النظام والعملية على العمليات اليومية.

تتضمن تلك الخطوة في تقييم ممارسات العمل الحالية لتحديد العمليات التي يمكن تحسينها أو وتطويرها بواسطة نظام ERP الجديد بالاضافة إلى عملية الأتمتة. مع تصنيف هذه العمليات حسب الأولوية العمل

الخطوة الثانية: مراجعة قائمة الإجراءات

يجب عمل مراجعة شاملة لمميزات برامج ERP الجديد وإمكانياته.

  • و ذلك ليتمكن فريق العمل من التعرف على جميع جوانب النظام و الامتيازات و تحديد الكفاءات و تعرف هذه التجربة بعملية التدريب على النظام
  • التأكد من تحويل العمليات اليدوية الى عمليات تلقائية يقوم بها النظام وتتم بشكل سلسل و سريع قبل بدء تشغيل النظام .

الخطوة الثالثة: تصنيف البيانات و إعدادها

تحديد بياناتك الحالية سوف تحتاج إلى نقلها إلى النظام الجديد و التخلص من المعلومات القديمة و الغير مفيدة لمسار العمل . إذا أمكن، حدد موقع المستندات المصدر للتحقق من دقة البيانات واكتمالها. إذا امتلأت بياناتك بمعلومات غير دقيقة، فسوف تتأثر القيمة التي يوفرها نظام ERP الجديد سلبًا.) لذلك يجب اختيار بعناية المعلومات التى لن تؤثر سلبا عند استخدام نظام ERP . التدبير المنزلي في هذه المرحلة لأن نظام ERP

و اخيرا قم بإنشاء جداول بيانات لجمع البيانات المفيدة وتقسيمها إلى جداول منطقية لتبسيط عملية التحويل إلى النظام الجديد.

الخطوة الرابعة: تدريب فريق العمل

اطلب من فريق المشروع التدرب على قاعدة بيانات ممتلئة بأسبوع كامل من بيانات المعاملة الحقيقية كنوع من الاختبار للتحقق من صحة إخراج النظام للمعلومات المطلوبة ، والتأكد أن عمليات الدمج تعمل بشكل صحيح. بالإضافة إلى اختبار النظام الجديد . و بالمتابعة مع فريق العمل يمكن اختبار المعلومات بطرق أخرى لمقارنة النتائج بالنظام .

بغض النظر عن طريقة التدريب التي تختارها، استخدم هذه الاقتراحات لجعل العملية أكثر فاعلية لجميع الموظفين:

  • بتدريب أعضاء الفريق المحترفين على برنامج ERP بحيث يمكنهم المساعدة في تقليل مشاكل المستخدمين إلى مستوى أقل و تخصيص قسم تكنولوجيا المعلومات الخاص بك لمعالجة مشكلات أكبر.
  • تعتبر عملية التدريب عملية تعزيز المنافسة الودية بين الموظفين ورفع أداء العمل و يمكنك إضافة الحوافز و تقديم الوجبات و إضافة روح الفكاهة بينهم كنوع آخر من التحفيز

الخطوة الخامسة: التقييم النهائي

ضع قائمة مرجعية دورية للتأكد أن الضروريات التالية جاهزة للعمل:

  • أنظمة الاتصال فى حين تعطل النظام.
  • سرعة الشبكة وعمليات الاتصال بين الإدارات.
  • عمليات النسخ الاحتياطي للبيانات المؤسسة.
  • اختبار نظام ERP بعد التحويل مباشرة .
  • تحديد الجدول الزمني للموظفين والعمل الإضافي أو الموظفين المؤقتين.

مع بدء بداية العمل ، ضع خطة تشمل الكثير من الأسئلة وكن مستعدًا لبعض الأخطاء كأمر طبيعى . تأكد من استعداد فريق المشروع لقيادة أقسامه خلال هذه العملية، وأن فريق تكنولوجيا المعلومات الخاص بك جاهز لإجراء تغييرات أو اى تعديلات بحسب الحاجة. فوائد النتائج العائدة من النظام تستحق التدريب الجيد و الجهد قبل بدء العمل عليه .

بعد البدء، قم بتقييم نتائج النظام ERP الخاص بك في مقابل الأهداف والغايات التي حددها فريق المشروع خلال مرحلة التخطيط و الإعداد . أن كان تم تحقيق الأهداف المطلوبة , و إتمام العمليات بشكل منظم و صحيح .