عادةً ما تبدأ الشركات نشاطها التجاري بنظام مُحاسبي تقليدي و غير مطور كجداول الإكسل ليوفى بغرض الاحتياجات الصغيرة للشركة . والرابط بين تلك الأنظمة هو انفصالها عن خط سير العمليات الأُخرى، مِما يتطلب عمليات إدخال مُتكررة للبيانَات، وبناء تقارير متعددة، ورقابة أشد لضمان الدقة. ومع تَطور نشاطك التجاري الخاص بالشركة -أو التطلع لذلك- لا يصبح خيار الانتقال إلى نظام ذكي يجمع لك ما تناثر من بيانات وتقارير وجداول إنتاج وسجلات مالية وعمليات يومية مترابطة ومراقبة دقيقة خيارًا ترفيهيًا.

الاهداف الأساسية لعمل قسم المحاسبة والشؤون المالية هي:

  • زيادة أرباح الشركة
  • تقليل النفقات
  • السلامة في الاستثمارات
  • كبر قيمة الشركة في السوق 

تبرز برامج تخطيط موارد المُؤسسَة كحل أمثل لإدارة حساباتك وربطها بجوانب عَملك و جميع الإدارات داخل الشركات والمؤسسات ،و مع تطورك المستمر يصبح الخيار الوحيد لمواكبة هذا التطور واحتوائه بالشكل الذي يستحقه.

تستَضيف حلول تخطيط موارد الشركات والمؤسسات عالمًا مليئًا بالوظائف التجارية والذي تم عمله وتنفيذه لتلبية متطلبات المخزون، وجودة المنتجات النهائية، وإدارة الإنتاج، والإشراف على العمليات التجارية ، وتعالج تلك الحلول المشكلات التي يتعرض لها نشاطك التجاري أثناء إدارته بالنُظم المحاسبية، وتتميز هذه المعالجة بالانعكاس الإيجابي على الأقسام المالية والأداء العام لعملك كما صممت تلك الانظمة لتتناسب مع كافة الصناعات و القطاعات.

  • التقليل من الإدخال بشكل يدوي للبيانات

يستغرق إدخال البيانات بشكل يدوي وقتً طويل ويُبذَل فيه جهدا كبيرا لتفادي الأخطاء ، ولكن حتى مع التركيز تظل نسبة حدوث الخطأ حاضرة بشكل كبير. توفر حلول الـ ERP الوقت والجهد المبذول في تلك العملية عن طريق الإدخال الآلي للبيانات، كما تُوفر عليك عناء استعادة البيانات عند الحاجة لتقرير أو في حالة تبادل البيانات بين الأقسام، فالمعلومات التي يتم إدخالها تتم مشاركتها مع جميع الأقسام وتحديثها بشكل دوري ومستمر.

  • إدارة الفواتير والدفع والإيرادات في وقت محدد

ترسل حلول الـ ERP إليك تنبيهات بالشؤون المالية لشركتك من تتبع الإيرادات، وجداول دفع العملاء، وسائر الفواتير في أنحاء شركتك، ويتم كل هذا بشكل آلي، مما يضمن سير العمل بسلاسة وعدم تلقي أي شكاوى من العملاء.

مع خاصية التتبع والأتمتة أصبح ما يخص القسم المالي أمرًا سهلًا.

  • تخزين الملفات بشكل صحيح وتنظيمها

رسالة واردة من قسم المبيعات بضرورة إرسال مستند خاص بعميل معين؛ لمراجعة بند مهم من بنود الاتفاق، برأيك كم من الوقت يلزم للوصول للتسمية الدقيقة لملف العميل على حاسوبك؟ ماذا لو طلب قسم المبيعات إرسال مستندات أكثر من عميل ثم فاجأك قسم التسويق بطلب جديد لمستندات عميلٍ آخر؟ 

وصلت أخيرًا إلى الملفات التي تريدها من بين المئات الأخرى، ولكن مازالت الرسالة المتكررة “Not Responding” تظهر لك كإشعار عن ضغط الملفات وكثرتها.

باستخدام حلول الـ ERP يتم وضع المعلومات الخاصة بكل قسم في نظام مركزي واحد يمكن للجميع الوصول إليه؛ مما يسهل عملية استدعاء الملفات من النظام نفسه، مع سعة تخزينية سحابية تستوعب حجم بياناتك.

  • معالجة أخطاء الحسابات المحتملة

استخدام الآلة الحاسبة أو الإكسل أو البرنامج المحاسبي كلها خيارات مطروحة لحل عملياتك الحسابية، لكنها في الحقيقة اختيارات تتسم بالقصور في أداء العمل، فالآلة الحاسبة اختيار قديم، مع مشكلة الإدخال اليدوي في الإكسل، وأخيرًا بُعد قسم الحسابات عن بقية أجزاء عملك مع أهميته.

المهمة الحسابية هي أحد مهام برامج الـ ERP، يتم حساب كل تعاملاتك عن طريق برامج تخطيط موارد الشركات والمؤسسات بشكل متقن، والنتيجة؛ تسهيل عملية مراجعة الحسابات.

  • حل المشكلات التي قد تواجهها المتعلقة بالنقديه 

أسوأ كابوس يواجه قسم الحسابات والعاملين به هي المشكلات التي قد تواجهها المتعلقة بالنقديه، كحساب الدخل بدقة وسط سوق شديد التقلب، وتوقع زيادة المنافسة في العرض والطلب، وتتبع الفواتير والوثائق التي تتدفق للشركة عقب المشاريع والاتفاقات، وتلك التي تخرج من الشركة للعملاء، مع التدقيق الشديد في تتبع الأرقام والوقت المستغرق في تلك العمليات.
تمنحك برامج الـ ERP -بمُعالجتها الذكية لتلك التحديات- الثقة في التنبؤ بمستقبل العمل، ورفع واقع السوق عن طريق تقديم التقارير والتحليلات التي تريدها، وبالتالي سهولة قياس ربحية المشاريع الخاصة بعملك، وتيسير إنتاج وإصدار الفواتير في الوقت المطلوب؛ والنتيجة حركة مالية شديدة الوضوح، ومحاسب لا يشعُر بملاحقة الأرقام له في منامه.

  • مرونة إنشاء التقارير 

باتت عملية إدخال المعلومات ودمجها وإدارة عمليات نشاطك التجاري والحصول على تقارير حالية ومُستقبلية عن وضعك المالي عملية خالية من المشكلات التي قد تواجهها، ذلك لأن حلول الـ ERP تعمل على دَمج كل جزء من البيانات داخل الشركات والمؤسسات بسلاسة، على عكس الأنظمة المنفصلة التي تتطلب إدخالًا يدويًا شاقًا ومكلفًا وينتج عنها بيانات متناثرة.

وتتعدى فوائد تلك النظم إلى تحقيقها التنمية لعملك، لتكفلها بإنجاز العمليات الأساسية بكفاءة عالية؛ وتترك لك مساحة واسعة من أخذ القرارات بحكمة ورؤية واضحة.
بيانات متزامنة مُحسنة، وعرض مُحدث لتفاصيل الشركات والمؤسسات بضغطة زر، ما الذي يحول بينك وبين قرار الانتقال بعد الآن!